Instructies voor het gebruik van MS Word huisstijl sjablonen
Gefeliciteerd met uw keuze voor een effectief logo en een gemakkelijk bruikbare huisstijl voor het presenteren van uw onderneming.
BELANGRIJK! Maak een Back-up.
Maak als eerste een goede back-up van al deze bestanden vóór u gaat wijzingen. FindYourLogo kan geen beschadigde of verloren files vervangen. Wanneer u dit leest, heeft u de zip-file al succesvol uitgepakt. Controleer nu alle bestanden en maak er een back-up van, zodat u altijd opnieuw kunt starten. Print deze instructies eerst uit, dat werkt het prettigst.
Vooraf
Een standaard huisstijlpakket bevat de volgende files:
1. A4 Briefpapier/factuur-sjabloon met vervolgvel (letter-xxx.dot)
2. Envelop C5 229 x 162 mm voor enveloppen met of zonder venster (envelope-xxx.dot)
3. A4 vel met 10 visitekaartjes 85 x 45 mm (businesscard-xxx.doc)
4. Logo in .gif-format (transparant voor internet-toepassingen)
5. Logo in .jpeg-format (voor fotografische toepassingen)
6. Logo in .png-format (transparant voor MS Office toepassingen)
7. Logo in .bmp-format (te gebruiken als screensaver)
8. Logo in .ico-format (te gebruiken als desktop icon voor mappen bij Windows® XP)
9. Instructies in het Nederlands, Engels en Duits.
Vóór u begint:
Om uw eigen huisstijl te kunnen printen op briefpapier, visitekaartjes en enveloppen is een basiskennis van MS Word en het afdrukproces vereist. Voor een toelichting op de genoemde functies verwijzen we naar het zeer uitgebreide ‘help’-menu in MS Word (F1).
Heeft u een Engelstalige versie van MS Word, dan verwijzen we naar de Engelstalige instructies (ReadMeFirst.doc). Het beste kunt eerst de visitekaartjes invullen, dan het briefpapier en de envelop.
Voor beginnende MS Word-gebruikers hebben we een invul-service (zie laatste pagina).
1 - VISITEKAARTJES
Open het bestand ‘businesscards-xxx.doc’.
Automatisch bijwerken uitzetten: (voor gevorderde gebruikers)
Het bestand is zó gemaakt dat automatisch de 9 andere kaartjes meeveranderen als u iets in het basiskaartje linksbovenaan wijzigt. Dat betekent echter óók dat het herstellen van een wijziging (Ctrl-z) 10x moet gebeuren! U kunt dit uitzetten onder ‘Bewerken’-> ‘Koppelingen’->selecteer alle koppelingen met de Shift-toets ingedrukt en kies voor ‘handmatig bijwerken’.
Breng alléén het basiskaartje linksbovenaan groot in beeld: Beeld -> in-/uitzoomen -> 150%.
Door op dit ¶ teken te klikken krijgt u alle onzichtbare tekens in beeld en ziet u waar er tabs gebruikt zijn.
Alle veranderingen die u doet, worden automatisch 9x herhaald voor alle andere kaartjes. Als u een handeling ongedaan wilt maken (Ctrl-Z) moet u dat dus ook 10x doen. Het is daarom gemakkelijker om te herstellen met de Backspace-toets. Nu kunt u woord-voor-woord uw bedrijfsnaam, slogan en alle andere teksten aanpassen. Selecteer telkens tekst in één kleur en lettertype, dan zal de nieuwe tekst ook die kleur aannemen*. Gebruik alléén de bestaande kleuren uit het document voor een consequente huisstijl.
Kom niet aan het logo! Dit moet namelijk dezelfde positie behouden op alle kaartjes!
Bedenk een goede slogan
Een goede slogan vertelt in het kort wat u doet en wat klanten van u kunnen verwachten. Als u nog geen slogan hebt, neem dan even de tijd om een goede, pakkende one-liner te verzinnen, die duidelijk maakt wat er zo uniek is aan uw organisatie.
Verander uw gegevens
Om ruimte te winnen gebruiken we afkortingen voor de volgende gegevens:
A = adres, P = postcode en plaats, T = telefoonnummer, F = fax, M = mobiele nummer, E = e-mail adres, W = website. U kunt de onderste regel ook weglaten als u maar 6 gegevens heeft.
Alle gegevens zijn gescheiden door ‘tabs’. Gebruik geen spaties, want dat is niet accuraat!
Controleer of u ALLE gegevens hebt veranderd en verwijder de rest.
Update alle andere kaartjes in één keer! (voor gevorderde gebruikers)
Als u ‘Automatisch bijwerken’ hebt uitgeschakeld en u bent klaar met het basiskaartje, ga dan naar het menu-item ‘Bewerken -> Koppelingen’. Met de Shift-toets ingedrukt kunt u alle koppelingen tegelijk selecteren. Klik vervolgens op ‘Nu bijwerken’ en dan op OK. U kunt daarna het venster sluiten. Alle andere kaartjes zijn nu ook veranderd.
Afdrukken
Zorg voor stevig hagelwit karton dat geschikt is voor uw printer (180 tot 250 grs.). Gebruik een scherp mes (afbreekmesje) en een lineaal op een geschikte ondergrond zoals hardboard, karton of rubber snijmat om de kaartjes uit te snijden. Een fotosnijder is ideaal. Knip de kaartjes nooit uit met een schaar. Wilt u exacte snijlijnen afdrukken, dan kunt u de tekstkaders voorzien van een dunne omtreklijn:
U kunt snijlijnen afdrukken door de kaartjes samen te selecteren met de Shift-toets ingedrukt. Met de rechtermuisknop klikt u precies op de rand van één van de geselecteerde vlakken en gaat naar ‘Tekstvak opmaken...’ In het eerste tabvenster ‘Kleuren en lijnen’ kunt u bij ‘lijnen’ lichtgrijs kiezen als Kleur en 0,25 pt als Lijndikte. Zorg dat u precies op de lijnen snijdt.
Er verschijnt bij het afdrukken een melding dat de marges buiten het afdrukgebied van de printer vallen. Daarbij kunt op OK klikken om door te gaan.
Decor op de achtergrond aanpassen (voor gevorderde gebruikers)
U kunt het decor op de achtergrond lichter maken door alle kaartjes samen te selecteren met de Shift-toets ingedrukt. Met de rechtermuisknop klikt u precies op de rand van één van de geselecteerde vlakken en gaat naar ‘Tekstvak opmaken...’ In het eerste tabvenster ‘Kleuren en lijnen’ kunt u bij ‘Opvulling’ de ‘Doorzichtigheid’ van het decor regelen. Klikt u op ‘Kleur’ dan kunt u hier het decor indien nodig verwijderen door te kiezen voor ‘Geen opvulling’.
2 - BRIEFPAPIER
Open het programma MS Word en ga naar het Bestand-menu ‘Openen’ en kies het document letter-xxx.dot. Alleen op deze wijze kunt u originele sjabloondocumenten bewerken en bewaren. Onder het ‘Beeld’-menu vindt u de optie ‘Koptekst en voettekst’. Hiermee krijgt u toegang tot uw gegevens op de achtergrond in de pagina. Hier selecteert en vervangt u woord-voor-woord de naam en de andere gegevens om te zorgen dat de tekst dezelfde typografie en kleur behoudt.
Vul in of verander de informatie
Ook onderin de eerste pagina van het briefpapier kunt u dubbelklikken op de ‘voettekst’ en zo overal uw eigen gegevens invullen. Als u de kleuren zo wilt houden, verander dan steeds één letter of één woord in die kleur.
*TIP: Als u tekst een andere kleur wilt geven, selecteer dan een letter met de juiste doelkleur, klik op de knop tekstkleur in uw menubalk en selecteer :’Meer kleuren...’. Hiermee verandert deze knop in die kleur. Uw tekst hoeft u alleen te selecteren en op deze knop te klikken om de kleur toe te kennen. Deze methode garandeert consequent kleurgebruik in uw huisstijl!
Opslaan, controleren en afdrukken maar!
Bewaar uw document en maak een proefafdruk om te kijken of alles naar wens is. Mochten de marges buiten het afdrukgebied vallen (MS Word geeft dat bij het afdrukken aan, maar dat hoeft niet altijd een probleem te zijn) dan kunt u dit verhelpen door in de ‘Koptekst en voettekst’ de marges te vergroten met de pijltjes in de 'Lineaal' onder het ‘Beeld’-menu.
Opslaan en gebruiken
Als u tevreden bent met het resultaat uit de printer dan slaat u het document op.
Belangrijk: Verwijder nu eerst de tekst op de vervolgpagina om te voorkomen dat bij elk nieuw document automatisch 2 pagina’s worden afgedrukt! Er blijft nog maar één pagina over, maar als u een tweede pagina nodig heeft, verschijnt automatisch de vervolgpagina. Sla uw document nogmaals op maar nu als ‘Documentsjabloon (.dot)’. MS Word opent dan automatisch uw standaardmap ‘sjablonen’. Geef uw document een unieke herkenbare plaats en naam zoals ‘huisstijlbrief.dot’ in de map 'huisstijl' zodat u het altijd terug kunt vinden.
Waarom heeft het sjabloon twee pagina's?
De koptekst en de voettekst van de vervolgpagina’s is anders, omdat het niet nodig is uw naam en bedrijfsgegevens op elk vervolgblad te herhalen. Alle volgende pagina’s bevatten dus slechts het logo en het decor. U kunt daardoor niet meerdere brieven in één document onderbrengen, en het verdient ook aanbeveling om elke brief als afzonderlijk document op te slaan.
3 - ENVELOP
U start MS Word en in het ‘Bestand’-menu kiest u voor ‘Openen...’. Ga dan naar het document ‘envelope-xxx.dot’. In het menu ‘Beeld’ kiest u ‘Koptekst en voettekst’ om de volledige opmaak in beeld te krijgen. Het werkt hetzelfde als uw briefpapier. Uw naam, de slogan en het adres staat ook hier in de ‘Koptekst’. Dit sjabloon is gemaakt voor universele C5 enveloppen (229 x 162 mm) met of zonder venster, maar met enige kennis van MS Word kunt u het aanpassen voor andere formaten. Gebruikt u vensterenveloppen, dan kunt u alleen de tekst van de geadresseerde weghalen en het lege tekstvak WIT kleuren. Zo voorkomt u dat het decor op de folie van het venster drukt. Bij het printen van enveloppen dient u goed te letten op de richting (liggend) van de afdrukstand. U hoeft dit bij de printerinstellingen dan niet nogmaals te doen. Sommige printers (met name van HP) geven vlekken doordat de envelop te weinig doorbuigt en tegen de printkop aankomt. U kunt van te voren de envelop soepeler maken (oprollen) om dit te voorkomen.
5 - SCREENSAVER
Klik met de rechtermuisknop op de bureaubladachtergrond op uw scherm en kies ‘Eigenschappen’. Klik op het tabblad ‘Schermbeveiliging’. Kies nu bij Schermbeveiliging ‘3D Vliegende objecten’ en klik op instellingen. Als ‘Stijl’ stelt u in: ‘Vlag met patroon’ en daarna klikt u op ‘Patroon’. Nu kunt u naar de map gaan die u zojuist heeft uitgepakt, meestal op het Bureaublad. U zoekt hierin naar de bitmap (.bmp) versie van het logo. Afhankelijk van uw videokaart kunt u de maximale instellingen kiezen voor vloeiende nuances, formaat en resolutie.
6 - LOGO ALS DESKTOP-ICON
Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt weergeven met het logo. U kiest ‘Eigenschappen’ en klikt daarna op het tabblad ‘Aanpassen’. Onderin vindt u de knop ‘Ander pictogram’. Als u hierop klikt krijgt u de mogelijkheid om te ‘Bladeren’. U bladert zo terug naar uw bureaublad met de map van FindYourLogo en ziet daarin in de map logo’s het icon-xxx.ico staan. Dit klikt u aan en klikt dan 2x op OK. Het mapje zal in elke weergave uw logo laten zien!
4 – LOGO’S
U heeft 5 verschillende formats van uw logo in hoge resolutie. Dat wil zeggen dat u ze ook op groter formaat kunt gebruiken.
Logo-xxx.gif is het meest universele format en is optimaal voor internet-toepassingen, mobiele telefoons, interfaces, 3D-spellen en als Avatar voor MSN.
Het .gif logo is transparant.
Logo-xxx.png is speciaal geschikt voor MS Office-toepassingen zoals Word, PowerPoint, Excell en Publisher.
Het .png-logo is transparant met een zeer strakke omlijning.
Logo-xxx.jpeg is een zeer veelgebruikt format en vooral geschikt voor internet, alle soorten beeldbewerking en opmaakprogramma’s. Jpeg-beelden zijn niet transparant.
Logo-xxx.bmp is een bitmap-versie speciaal gemaakt op een zwarte achtergrond om te gebruiken als Windows® Screensaver.
Logo-xxx.ico een DeskTop-icon voor Windows® XP. Het icon wordt getoond in alle soorten weergave tot 40x40 pixels bij ‘tegels’, echter niet bij de weergave ‘Miniaturen’.
Andere versies
Als u uw huisstijl opwaardeert naar een ‘Corporate identity’-pakket, dan krijgt u er ook de originele Illustrator-tekening en een .eps-versie van het logo bij. Deze vector-versie is zo groot op te blazen als u wilt, zonder kwaliteitsverlies. De .eps-versie van uw logo (voor o.a. belettering) is ook los te koop voor € 29,95.
NB: Invulservice voor beginnende Word-gebruikers
Mocht u er helemaal niet uitkomen of heeft MS Word nog teveel geheimen voor u, dan bieden wij op beperkte schaal (tot uiterlijk 1 januari 2007) een gratis INVULSERVICE aan, zodat u uw documenten kant en klaar aangeleverd krijgt. U kunt via e-mail uw sjabloondocumenten (alleen ter verificatie) inclusief alle gegevens opsturen die op uw briefpapier, visitekaartje en envelop moeten komen en wij sturen u binnen 24 uur de sjabloondocumenten ingevuld en wel terug! Zorg dat uw duidelijk aangeeft op welke items welke gegevens moeten komen, wat we kunnen dit slechts éénmaal per klant doen. Deze service werkt alleen via het volgende e-mailadres: support@findyourlogo.com
Dit is een beta-versie van onze instructies. Als u merkt dat er nog iets ontbreekt of onduidelijk is, vertel het ons.